کارتابل ها و کاربرد آنها در جامعه

کارتابل (که به آن «کارپوشه» هم گفته می‌شود) فضایی است (دیجیتال یا فیزیکی) برای نگهداری، مشاهده، رسیدگی و پیگیری نامه‌ها، فرم‌ها و وظایف اداری که در یک سازمان به یک فرد یا گروه ارجاع داده شده‌اند [1، 2، 6]. در سیستم‌های مدرن، کارتابل بخشی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری است و مانند یک میز کار دیجیتال عمل می‌کند که به کاربران امکان می‌دهد وظایف خود را سازماندهی کرده و اقدامات لازم مانند امضا، ارجاع یا بایگانی را به صورت الکترونیکی انجام دهند [2، 3]. 

کارکرد اصلی کارتابل 

دریافت و مدیریت کارها:

نامه‌ها، وظایف و مدارک به صورت الکترونیکی در کارتابل کاربر قرار می‌گیرند [2، 6].

رسیدگی به امور جاری:

کاربران می‌توانند وظایف محول شده را بررسی، پیگیری و به ترتیب اولویت انجام دهند [2، 3].

ارجاع و تعیین تکلیف:

امکان ارجاع کارها به مسئول بعدی، ثبت اقدامات لازم و بایگانی کردن آن‌ها برای مراجعات بعدی وجود دارد.

کاربردها و مزایا 

نظم بخشیدن به کارها:

کارتابل به صورت سازمان‌یافته اطلاعات را در اختیار کاربران قرار می‌دهد و به آن‌ها در اولویت‌بندی و مدیریت مؤثرتر وظایف کمک می‌کند [2، 3].

افزایش بهره‌وری:

دسترسی سریع به اطلاعات و امکان انجام سریع اقدامات، بهره‌وری کارکنان را بالا می‌برد [3، 5].

در دسترس بودن اطلاعات:

در سیستم‌های دیجیتال، کارتابل به کاربران اجازه می‌دهد تا در هر زمان و مکان به کارهای خود دسترسی داشته باشند [2، 11].

ردیابی و پیگیری:

وضعیت پیشرفت کارها را می‌توان در کارتابل مشاهده و پیگیری کرد.